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会议活动安排流程方案 活动流程详细怎么写

来源:伍方会务   发布时间:2023-03-14 11:57:36   浏览次数:1639

活动安排要落实到工作的具体细节,包括前期准备工作和当天工作安排。活动策划者需要将活动当天的流程安排到位,做到环环相扣,避免活动当天出现问题。在本文,杭州会务公司伍方具体讲述了活动安排和活动流程的内容,并提供了活动安排表、活动流程表模板,供大家参考学习。

活动安排怎么写

活动安排要落实到工作的具体细节。制订活动安排表是活动策划者需要重点关注的问题,更是活动策划不可缺少的一环。活动策划师/活动策划者需要将工作落实到三个部分,即落实到合适的部门、合适的人和具体完成时间,只有这样才能制订好活动安排表。一般来说,活动安排表需要包括两个部分:前期准备工作和当天工作安排。以举办新品发布会活动为例,其活动安排表如表1-1所示。

表1-1:某品牌新品发布会活动安排表

活动名称 某品牌新品发布会
活动主题 将某品牌新产品正式向外推广
活动开始时间 2023年5月26日 下午13:30
用途 分配部门 时间 日期
确定会场 人事部门 5天 2023年2月13日-2023年2月17日
会场购买使用物料 采购部门 两星期 2023年2月18日-2023年3月1日
发送邀请函 人事部门 一星期 2023年3月2日-2023年3月8日
会场设计 设计部门 两星期 2023年3月9日-2023年3月20日
会场布置 设计部门 三星期 2023年3月23日-2023年4月10日
检查会场 审检部门 三星期 2023年4月13日-2023年4月30日12点
临时雇用人员 人事部门 两星期 2023年5月4日-2023年5月15日
宣传广告 产品宣传部 一星期 2023年5月18日2023年5月25日

活动策划者在进行会议活动工作安排时,最好是将时间安排到分钟,越精确越好,这样可以缓解工作落实慢的情况,避免活动当天出现问题。

活动流程彩排
▲活动流程彩排

会议活动流程安排

会议活动策划中,活动具体流程表也是一个重点,活动策划者需要将活动当天的流程安排到位,并一一列举出来,让领导、操作人员知道活动大概的流程。这样,活动才会更严谨,更容易成功。活动流程包括时间、活动内容、主持人/礼仪工作内容、大屏内容、灯光音响控制、直播内容等,活动流程环环相扣。以新品发布会、论坛峰会为例,活动具体流程表如表1-2、1-3所示。

表1-2:某品牌新品发布会活动具体流程表

活动名称 某产品新品发布会
活动主题 将某新产品正式向外推广
活动开始时间 2023年5月26日下午14:00
事件 时间 具体描述
签到 13:30-14:00 记录参会媒体
主持人开场白 14:00 主持人上台+轻音乐
节目 14:15 小型音乐会
介绍产品 14:45 介绍新产品的新功能、生产背景等内容
主持人谢幕 15:15 宣布发布会结束
发布会结束 15:30 发布会全部结束

表1-3:某论坛峰会流程控本

时间 环节 活动内容 中间主屏(8*4米) 两侧分屏(5*4米) 音响 灯光 直播 物料 备注
起点 终点 时长
上午场
8:30 9:00 30min 签到入场 领导、嘉宾、媒体入场 主KV 暖场音乐 全场灯光亮;面光关 主KV 参会证 场地灯光会议模式;礼仪会场门口引导入场。
主持人:金海
9:00 9:05 5min 主持人开场 开场串词,介绍来宾 主持人介绍画面 主持人上场音乐/介绍领导时的音乐 上场灯光+面光 LIVE 鹅颈#1#2;手持#1 台口两侧各一位礼仪,轮换。手持#1一直放讲台,下同。
9:05 9:10 5min 领导致欢迎辞 萧山区领导 王敏致辞 王敏介绍画面 LIVE 领导上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 鹅颈#1#2 大屏先通屏,再分屏。下同。致辞本1号。
9:10 9:20 10min 论坛领导致辞 CCF理事长 梅宏致辞 梅宏介绍画面 LIVE 领导上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 鹅颈#1#2 致辞本3号
9:20 9:45 25min 白皮书发布 《数据资源体系构建白皮书》发布     嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 鹅颈#1#2;手持#1 礼仪迎接
9:45 10:05 20min 嘉宾合影、茶歇 主KV 暖场音乐 全场灯光亮;面光关 主KV   会务组主持引导领导合影(4名礼仪引导)
主持人:程学旗
10:05 10:30 25min 主题报告1 陈纯《时序大数据流(图)实时计算及智能决策》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
10:30 10:55 25min 主题报告2 蒋昌俊《数字金融模拟器》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
10:55 11:20 25min 主题报告3 张国有《渔船数据来源结构及其数字经济问题》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
11:20 12:20 60min 圆桌论坛 6位嘉宾《数字经济发展战略路线图:经济与技术视角》 圆桌论坛画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2、#3、#4、#5、#6、#7;沙发6张 执行人员搬沙发,礼仪放话筒
下午场
主持人:靳小龙
14:00 14:20 20min 主题报告4 黄益平《循序渐进地建设数据交易市场体系》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
14:20 14:40 20min 主题报告5 李晓东《夯实数据资源体系 畅通数据资源循环》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
14:40 15:00 20min 主题报告6 李向阳《数据要素共享和交易流通之挑战与初探》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
15:00 15:20 20min 主题报告7 徐文伟《科技赋能数字经》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
15:20 15:40 20min 主题报告8 安筱鹏《全球视野中数实融合的风向标》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
15:40 16:00 20min 主题报告9 李振华《数据要素流通与数字技术支撑》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
主持人:李振华
16:20 16:40 20min 主题报告10 季卫东《元宇宙的数字经济与法律》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
16:40 17:00 20min 主题报告11 穆荣平《创新驱动数字赋能高质量发展的政策思考》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
17:00 17:20 20min 主题报告12 高富平《以数据持有权开启数据要素市场》 PPT 固定画面 嘉宾上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 手持#2;翻页笔  
17:20 17:30 10min 大会总结 梅宏 大会总结 主KV 领导上场音乐 上场灯光+面光 LIVE 鹅颈#1#2;手持#2  

会议活动流程控制台
▲会议活动流程控制台

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