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会议策划是做什么的 会议策划知识图谱

来源:伍方会务   发布时间:2022-09-01 18:13:21   浏览次数:5924

会议策划是做什么的?会议策划是对会议进行管理和决策的一种程序,它是一种对会议活动的进程以及会议活动的总体战略进行前瞻性的规划活动。会议策划是指为了使会议取得预期目的,而进行构思、设计,选择出合理可行的方案过程。一份完整的会议策划基本包括会议策划目标、策划主体、策划对象、策划依据、策划方案、策划效果评估等核心要素。会议策划的内容包含确定会议目标和主题、确定会议规模、确定会议形式、确定会议时间、确定会议地点、确定会议议程、确定会议预算、确定会务工作。

会议策划概述

一个成功高效会议的举办,离不开周密完善的策划。“有备无患,未雨绸缪”,只有充分完整的策划准备与彻底灵活的实施执行,才能打造一流的会议。而会议策划最终要通过策划书的形式反映出来,这就是会议策划方案。

会议策划知识图谱
▲会议策划知识图谱

会议策划的概念

1.策划的起源

策,在《辞源》中有多个意项。其中有作名词用的,如“马鞭”“杖”“简”“策书”“一种文体”,“占卜用的蓍草”等;作动词用的有“以鞭击马”,后来演化为谋略的意思,这也成为“策”,最重要的意项,也是其用得最多的意思。划,在《辞源》中主要是“割开”“谋划”等意思。“策”与“划”一般联系起来作筹划、谋略、计策、对策等意思解释。策划古时也称策画,《辞海》《汉语大辞典》对其所作解释主要是出谋划策之意,故策划又称为策略规划。策划一词的复兴在于日本企划的风行。企划一词大约在1965年由日本传到我国台湾,20世纪80年代开始逐渐流行,90年代初由我国台湾传到大陆。在美国,策划一般称为咨询,在日本大多使用企划,在中国企划与策划并用。

策划,就其广义而言,是社会组织和个人对未来活动进行的计划、打算、筹划、谋划,是制定计谋和办法的过程,是对某一项活动或行动的方向、目标、内容、程序等进行全面和周祥的预先安排和设计。

策划不等同于人们常说的点子,它具有以下个性。首先,策划是一门思维的科学。要求定位准确、审时度势、把握主观与客观,辩证、客观、发散、动态地把握各种资源。其次,策划是一门设计的科学。必须根据企业或甲方的需求来设计项目,策划的目标即衡量一个项目是否成功,要看它是否“出成果、出机制、出人才、出品牌”。最后,策划是一门监理的科学。即要在事先设计好的前提下对策划项目运营过程实施监督与管理。

综上所述,策划即思维主题运用知识能力,围绕一个中心(特定目标)来全面构思、设计、选择合理可行的行动方法。完整的策划是一个节奏分明、筹谋献策、提前规划的周全计划。

2.广义的概念

会议策划是对会议进行管理和决策的一种程序,它是一种对会议活动的进程以及会议活动的总体战略进行前瞻性的规划活动。它是在会议活动开始的最初阶段就要进行的,有时甚至要贯穿于会议活动始终的一种优先的、提前的、指导的活动。

3.狭义的概念

会议策划是指会议召开之前,会议的主办者或是承办者根据会议目标,对一个具体会议的形式、会议的规模、会议的地点、会议的时间、会场的布置、会议的议程、组织参会人员、合理安排会间活动、会议的财务开支等做出构想和设计,形成系统、完整的会议活动方案。

总的来说,会议策划是指为了使会议取得预期目的,而进行构思、设计,选择出合理可行的方案过程

会议策划案例
▲会议策划案例

会议策划的特点

1.目的性(针对性)

既然会议本身就是“因事而(集)会、因事而议”。那么,为会议而做的会议策划自然要根据会议目的、针对会议目标而展开策划活动。明确会议活动应达到什么目的,它是针对什么问题而举办的会议。

2.预侧性

策划具有前瞻性、预测性,策划是人们在一定思考以及调查的基础之上进行的科学的预测,因此具有一定的预测性。

3.系统性

系统性表现在策划时要针对会议的各个方面、各个环节进行权衡,通过权衡,使参会者实现预期目标。

4.可行性

可行性是指会议策划方案在现实中要切实可行。分析论证策划方案的可行性,主要围绕策划的目标定位、实施方案以及经济效益等方面进行。

5.变异性

市场永远是千变万化的,会议策划也必须充分考虑到市场的变化。变异性强调对市场环境的适应性,它是为了更有效地实现既定的战略目标。

会议执行现场实拍
▲会议执行现场实拍

会议策划的要素

一份完整的会议策划基本包括会议策划目标、策划主体、策划对象、策划依据、策划方案、策划效果评估等核心要素。

1.策划目标

会议策划的核心要素之一是会议策划的目标。策划目标可以是单一目标,也可以是复合目标。单一目标是指会议策划中的具体策略问题,如会议主题、会议名称、会议宣传推广、参会者邀请等;复合目标是指策划方案涉及两个或两个以上的活动目标,如市场占有率、销售利润率,或同时对价格、渠道、促销等各项活动的预定目标进行策划。

2.策划主体

策划主体是指进行创意、规划、提出策划方案的会议组织机构,在会议项目中起着“智囊”的作用。策划主体可以是个人,也可以是某一机构、组织。由于策划是一种高智力密集型的创造性活动,因而对策划主体有着特殊的知识、文化、能力素质的要求,会议策划活动策划主体的素质直接影响着会议成果的质量水平。

3.策划对象

策划对象既可以是某项整体会议活动,也可以是会议诸要素中某一要素(如会议时间策划、会议地点策划等)。

4.策划依据

策划依据既包括策划者的知识结构、信息储存以及有关策划对象的专业信息,也包括会议项目立项的主客观条件。会议策划要顺利进行,会议组织机构必须获取大量一手材料,掌握相关信息。会议策划主体应根据策划目标的要求,收集、整理与策划目标有关的各种信息,包括会议项目内部可控信息和不可控的环境信息、参会者需求信息和竞争对手信息等。

5.策划方案

策划方案是策划者为实现策划目标,是针对策划对象而设计创意的一套策略、方法和步骤。

6.策划效果评估

策划效果评估是对实施策划方案可能产生的效果进行预先的判断和评估。在会议策划中,效果评估可以是一项会议活动的终点,也是起点,它为以后的会议项目策划提供决策依据,也为会议的品牌成长提供可参考的依据。

以上所述的会议策划诸要素之间是一个相互影响、相互制约的体系,要构建好一个完整的系统工程,还需要会议组织机构及其它利益主体的默契配合、高效运作。

会议策划的内容

会议策划是做什么的?会议策划的内容包含确定会议目标和主题(why),确定会议规模(who),确定会议形式(what),确定会议时间(when),确定会议地点(where),确定会议议程(how),确定会议预算(budget),确定会务工作(others),即“5W、1H、1B、1O”。

1.确定会议目标和主题

即为什么开会?会议的目标是什么?会议的主题是什么?会议的目标是会议组织者的期望所在,是会议所要完成的具体任务。召开会议就是为了达到某种目的或完成某个任务。确定会议目标、明确会议主题,就是要解决为什么开会这一基本问题。只有目标清晰、任务明确,会议才能发挥应有的作用。

2.确定会议规模

主要指参会的人都是“谁”,会议组织者希望哪些人来参会。对于会议组织者而言,通常在策划会议时首先要考虑确定会议目标和主题,然后就要确定参会者。参会者是会议策划的重要内容,包括“谁来开会”和“多少人参加”(参会者数量决定会议规模)。根据会议内容,考虑是否邀请不同类型的嘉宾,如政府官员、行业主管或中外专家学者等,这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次。

3.确定会议形式

一般来讲,各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及参会人员身份决定了会议的形式。

首先,不同性质的会议,应采取不同的会议形式。如法定性会议、决策性会议,这种会议严肃而庄重,一般采取程序严格、场面庄重的会议形式。其次,会议形式取决于会议目的。作出决策的会议,要采取便于议决事项的程序化强的方式,征询研讨的会议,采用便于发表意见、可以充分讨论、开放的形式;宣传数育的会议,考虑采用增强宜传效果的方式,传达精神的会议,则要考虑扩大传达面的形式。最后,参会人员身份不同,可以采取不同的会议方式。较高层级的领导人会议,要采取便于集中、就地召开的形式,不同单位、不同系统人员参加的会议,应采取座谈、会商的形式进行。

4.确定会议时间

会议时间主要包括会议召开时间及会期长短两方面。会议时间依照会议类型有所不同,一般情况下,2-3天的会议最为常见,极少数会议会期为1天或超过5天以上。一般情况下,8:30-11:30,15:00-17:30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。要注意将全体会议安排在上午、下午分组讨论,晚上则安排一些文娱活动。

同时,会期确定也同样重要。会期确定原则包括:依实际需要定,要考虑议程能否完成;参会者能否充分表达意见;是否留机动时间;在满足需要的前提下,合理压缩会议时间。

5.确定会议地点

会议地点的重要性不容置疑,一般情况下,会议组织者将直接参与会议选址工作,也可以交由第三方会务公司完成。会议地点的确立,主要包括了会议空间策划,即在何地开会,并按会议主题、规模等要素选择合适的地方和场所。会议选址要根据会议规模、档次、参会人员身份,并结合会议内容来考虑,也可以根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点。

6.确定会议议程

议程,是会议所要通过文件解决问题的概略安排,用简练文字逐项写出即可。顾名思义,议程即是会议的程序表,它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案,如主题规则等之外,还包括发言人姓名、会议时间及地点等项目。一般来讲,不同形式的会议,议程不一样,要根据具体会议而定。例如,工作研讨会的议程大致可以包括:(1)会议主持人开场白,介绍会议的目的;(2)主要领导发言;(3)参会者自由发言、讨论问题等。年会的议程一般包括:(1)主持人致开场白;(2)领导演讲,做年度总结报告和战略规划;(3)表彰大会;(4)文艺表演,节目表演、抽奖、游戏等;(5)年会晚宴;(6)与会人员大合影。而一些大型会议的议程通常为:(1)开幕式,致欢迎辞;(2)领导讲话;(3)嘉宾演讲;(4)闭幕式,闭幕致谢等。

会议主持人致开场白
▲会议主持人致开场白

7.确定会议预算

会议的成本预算策划,一般包括显性成本、隐性成本两个部分。

(1)显性成本

显性成本即会议明显的耗费,如场地费、设备租赁费、住宿费、餐饮费、服务费、杂费等。

(2)隐性成本

隐性成本即参会者因参加会议而损失的劳动价值,一般是不为人所关注的成本。例如,会议服务人员筹备时间,参会人员的路途时间等。

8.确定会务工作

在会前要成立会议筹备组,具体处理会务工作。会务工作分为会前准备、会中协调、会后结束工作。会前工作包括了设计并安排好会场、会场布置、调试音响设备、准备所需文件材料、做好参会者的接洽工作等;会中工作包括会议签到、会议记录、会议服务等;会后工作包括整理会议资料、检查会场等。

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