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会议项目如何有序进场 活动进场流程及注意事项

来源:活动策划公司   发布时间:2022-12-01 14:45:01   浏览次数:604

进场,一般指的是会议活动正式举办前入驻场地进行现场布置、舞美搭建、设备调试、彩排等工作。那么,作为活动人,在执行会议活动时如何有序进场?本文详细介绍了进场前需要了解的信息、活动进场前准备工作、活动进场的流程及注意事项。

进场,一般指的是会议活动正式举办前入驻场地进行现场布置、舞美搭建、设备调试、彩排等工作,进场有时也广泛的包含了从场地搭建到活动举办等撤场前的全部系列工作。对于活动新人而言,物料、设备的布置搭建常常会出现混乱的情况,这里涉及到一些专业性沟通问题,在正确的沟通下,活动入场会变得顺畅很多,同时也会避免对活动现场的意外损坏。

一、进场前需要了解的信息及准备工作

1.活动当天是否有其它活动进场或撒场,对方的时间安排(尤其是酒店内的场地常会有此类情况,多个活动同期或交叉举行)。

2.进撤场有几个通道可以使用。

3.有没有备用进场通道可以使用。

4.在场地被其它会议活动占用的情况下,要与场地方沟通清楚对方的清场结束时间。

5.货车进货位置。

6.上货电梯位置、电梯空间。

7.进场是否需要借助运输工具。

8.进场当天的场地方或酒店方负责人联系方式。

9.各对接口负责人联系方式。

10.办理相关进场手续的时间、方式、要求。

11.进场拍照,留存数据。搭建前期先拍照,便于后期场地恢复。

了解完以上信息并对活动进场前准备工作做出合理规划,避免进场过程中被占用进场通道和布置场地。

活动现场进场搭建场景
▲活动现场进场搭建场景

二、活动进场的流程安排

1.通知各合作方具体的进场时间、地点、对接人联系方式、进场口及相关注意事项。

2.在进场条件有限的情况下,合理安排进场。

3.进场安排的原则是不要让所有合作方统一时间到场,应从难到简安排。优先安排设备方进场,减少进场消耗时间,压缩搭建时间。其次,安排现场布置方进场,减少进场通道或货梯的占有时间。再次,安排其它小物料供应商进场,减少现场占用。最后,注意沟通好分工,不要等所有物料到齐才开始搭建。

活动场地布置效果实拍
▲活动场地布置效果实拍

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