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策划执行一场会议活动需要注意哪些细节?

内容来源:伍方会议   发布时间:2021/1/21 16:50:52   浏览次数:300

作为MICE人,一年中总是少不了几场活动策划执行,虽然活动的形式和玩法有很多种,但万变不离其宗。那么策划执行一场活动需要注意哪些细节呢?小编从活动策划案、时间进度推进、PPT方案制作、场地和嘉宾、活动文案、活动物料、参会者维护、宣传与推广、现场执行、活动总结十个角度和您一起过一遍。

如何策划执行一场活动
▲如何策划执行一场活动

作为MICE人,一年中总是少不了有几场甚至多场的会议活动策划执行,虽然活动的形式和玩法有很多种,但是千变万变离不开一些套路。那么策划执行一场活动需要注意哪些细节会执行小编和大家一起过一遍。

活动周期图
▲活动周期图

一、活动策划案

在活动正式开始之前,要经历一个筹备期和执行期,在此期间,我们要对活动的整体有一个构想,先做一份策划案。

一份合格完整的活动策划案,包括以下几点(如图)。

活动策划方案内容组成
▲活动策划方案内容组成

好的开始是成功的一半。做活动策划案的目的,不是为了形式,而是要让人明白你策划的是个什么样的活动、可以达到什么样的效果、如何控制风险,这有利于我们更好地去把控整场活动。

二、时间进度推进

确定活动策划方案后,就要开始推进了。在此期间,要保证全员配合默契,井井有条,把控好每一个时间点,Deadline前必须把东西给到。可参考下方思维导图。

活动时间进度表
▲活动时间进度表

三、PPT方案制作

对于线下活动来说,招商是必不可少的环节。活动的前期应准备好方案PPT,用以获取资金或资源的支持。

这里注意,PPT的制作一定要简洁、精美,这是商务合作的基础和前提。PPT的内容里,要能让你的招商对象了解到以下三点:

(1)这个活动是什么

(2)我能给你什么

(3)你能给我什么

四、场地和嘉宾

对一场线下活动来说,场地和嘉宾是非常重要的。这两者要在活动筹备期就确定好,不然会影响活动的节奏。

对于活动场地的选择,一般会考虑以下几个因素:

空间:要选择能够容纳活动预期人数的场地。

价格:场地的价格一般都是比较昂贵的,这个成本要控制好,最好能以资源置换的形式获得。如果不行,也要以搭载资源置换的形式去获得一个比较低的价格。

交通:交通便利很重要,不要增加参会者出行的负担。试想一下如果活动都已经开始了而嘉宾还在路上堵车会怎么办?

设备:看场地是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些活动必备的设备。

我们最终确定的场地,应该是以上几点因素综合后的最佳选择。

对于活动嘉宾的选择,重要性不必多说。一个活动的嘉宾或演讲者,不仅是吸引参与者的重要因素、生动的营销材料,同时还构成了你的活动基调。所以邀约合适的活动嘉宾就显得尤其重要了。

动用一切你可动用的资源,去寻找那位合适的嘉宾。

五、活动文案

好的活动文案,可以吸引更多的客户,比较流行的活动文案有两种,一种是硬广,一种是软文。

硬广:简单粗暴版的文案,一般阅读量都不太高,但胜在清晰明了,转化率高。

软文:引入型文案,一般是由故事、鸡汤或者干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名的链接和海报。

不管用这两种文案里的哪一个,一篇合格的活动文案都要包含以下几个内容(如图)。

活动文案组成内容
▲活动文案组成内容

六、活动物料

活动的各个环节、各个时期内都需要做图制作物料。一般会根据会议活动类型和规模做出物料的删减和扩充,必不可少的是活动海报、现场易拉宝和邀请函。大致如下图。

活动物料
▲活动物料

七、参会者维护

活动快开始的时候,需要进行参会者维护。一来可以让活动的到场率变得高一些,二来可以对这些参会者更加了解。目前比较普通运用的一种维护方式,是将参会者拉进一个微信群里,进行统一维护和管理。

八、宣传与推广

宣传推广有两个大作用,一是吸引更多的人报名参加活动,二是提高知名度。可以从以下几个角度出发(如图)。

活动宣传推广
▲活动宣传推广途径

九、现场执行

活动现场执行包括前期和后期(活动当日)。

现场执行前期:

(1)了解现场

需要执行人员提前去现场了解规划一下,比如调试音响、测试PPT、测试话筒、了解洗手间等位置在哪里等,这些细节需要在踩点时都要把控到,做到心中有数。

(2)布置现场

对现场进行适当的布置,可以提升现场的气氛和专业性。

(3)分工与执行

一场活动,需要负责指引的人、负责签到的人、主持人、控制气氛的人、摄影师、速记员、执行人员等。

要提前进行明确的分工,各司其职,确保活动顺利进行。

活动当日:

(1) 维持活动秩序

活动期间容易出现现场嘈杂的情况,需要一个把控现场秩序的人去不断维护。

(2) 现场氛围要活跃

做活动很讲究互动,要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人,还需要活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

细节决定成败,这些细节都需要我们注意到。

十、活动总结

活动结束后,不代表就可以放松了,还要进行复盘和总结,这是十分关键的一步,能帮助你在日后做其它会议活动时更顺畅。

可以和同事们开会讨论一下活动成功和失误的地方,也可以咨询参会者,听听他们的意见。

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