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开一场高效的线上会议要注意什么?

内容来源:活动策划公司   发布时间:2021/1/12 10:08:56   浏览次数:562

线上会议怎么开?线上会议要注意什么?面对越来越多的线上会议,我们如何能够让会议变得更加高效?线上办公的趋势是无法阻挡的趋势,毕竟这样节省了大量的人力物力,提升了办公的效率。会议前更多准备,会中把控注意,会后抓落地。

写在最前

这次疫情开始,很多的会议都转到了线上,不管是腾讯会议还是ZOOM,用户都呈几何倍数增长,面对越来越多的线上会议,我们如何提高线上会议效率呢?

CGF中国日部分嘉宾以线上会议形式参与
▲CGF中国日部分嘉宾以线上会议形式参与

一、会前做多的准备

线上会议的难度其实比线下会议还要大,因为离开了面对面的约束,人们还没有养成线上沟通的习惯,这个时候需要我们在会前做更多的准备。准备的内容包括基础的时间、会议平台、参会人物、议题和流程。尤其需要提前准备的是会议主题以及会前发放的资料,线上会议和线下会议不同,线下的会议人已经坐在这里了,哪怕议题不清晰,碍着面子也要听你讲完。但是线上的会议如果议题不清晰,会影响参会者体验和线上会议效率。除此之外,相关的材料要提前下发,每个人都要明确材料的内容以及自己思考的解决方案,要带着方案来,而不是会议开始才去琢磨。除了流程和材料,还需要做减法,议题最好不要超过三个,最好是一事一议,会前内容的设计如果不够精炼,那么冗长的会议是无法避免的。会前主持人要提前设定好发言的顺序,避免出现“安静时刻”。不然等到会议开始,采用点名的方式督促发言,既不利于会议的推进,又会影响与会人员的感受。会议除了安排主持人之外,还要提前安排记录员,去记录会议当中大家提出的要点。

线上会议形式
▲线上会议形式

二、会议进行中的要点

1.与会者

会议已经开始之后,如果条件允许,与会者最好全程打开语音和视频,这样做是效果最好的,因为可以最大限度弥补不能见面所带来的虚拟感。假如有人提出自己不方便语音和视频,可以适度允许TA关闭。但是说实话,这样的参与者一般情况下参与的效果都不会太理想,要么是环境比较嘈杂,要么是根本不在工作状态。

2.发言人

发言的人要假想摄像头对面是有人的,如果你实在想象不了,建议你在摄像头前面放一张照片,或者摆几个玩偶都行。发言人摄像头的角度要与眼睛持平,摄像头的角度如果低于眼睛,会把人照出双下巴和大鼻孔,高于眼睛又会显得人比较矮,所以最合适的是摄像头与眼睛持平。而且发言的时候讲话者需要双眼注视摄像头,而不是自己的电脑屏幕,这样能够让其他的与会者有更加真实的交流感。在穿着上要以简单为宜,减少配饰,和言谈上,讲话过程当中也要去减少自己的小动作,以免让其他参加者分神。

3.组织者

主持人或者发言者每讲一段时间,要与参与者确认是否有听到,这个事情非常重要。因为在线的会议经常会面临某些人网络不好的情况。如果不去做确认,很有可能有成员漏听了相应重要的信息,建议最多5分钟就要确认一次。当询问到与会者意见的时候,需要要求没有意见的伙伴回复“没意见”,而不是沉默。在会议当中记录员要及时记录发言人的要点,并且在平台上进行公布,和发言人核对之后再去整理最后的会议纪要。这样这样的做法既可让发言人觉得自己的观点受到了重视,同时及时核对,也避免了出现任何的理解性错误。当会议过程当中出现滔滔不绝的发言者,主持人可以用提问的方式进行打断。当然了,如果在会议之前规定好每个人的发言时间最长不能超过多久,也是一个不错的选择。

三、会后落实执行

在会议结束之后,能否落实执行才是衡量会议是否有效的唯一标准。这个时候就需要记录员在会后做好资料整理,将整个会议过程当中的决议以及分工执行的细节做成甘特图,写明每一个人什么时间什么节点提交的工作成果是什么。这里可以采用的工具是石墨文档——多人共享编辑同一个文档,不受限于其他人的进度。会后要安排“督战官”依据时间节点,提前去去跟进尚未主动提交进度的成员,以确保任务的完成。在这个过程当中,总负责要及时的在群里面公布哪些人已经完成了相应的任务,这样一方面表扬了已经完成的同事,另外一方面,也是对那些尚未完成的小伙伴的一种敦促。

会议决议执行甘特图
▲会议决议执行甘特图

共享编辑工具——石墨文档
▲共享编辑工具——石墨文档

尾声

最后想说,线上办公的趋势,哪怕不经过疫情,也是无法阻挡的趋势,毕竟这样节省了大量的人力物力,提升了办公的效率。线上会议注意事项总结起来三句话,会议前更多准备,会中把控注意,会后抓落地。疫情对各行各业都是一场考验,凡是杀不死我们的,终将让我们变得更加强大。当危机来临,我们有能力让自己变得更好,一起加油!

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